ENSAYO TIP´S PARA LA BUENA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

TIP´S  PARA LA BUENA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

Al momento de iniciar un proyecto se debe tener claro lo que se quiere indagar y para poder tenerlo claro es necesario que la formulación de las preguntas apunten a dar solución a la problemática que se quiere investigar. Además de esto es necesario indagar si el proyecto es viable, del cómo se va a desarrollar, los recursos a implementar tales como: recurso humano, recursos económicos, las herramientas de trabajo y demás recursos necesarios para un buen desarrollo del proyecto y de esta manera garantizamos que el proyecto que se va a realizar cumpla con los requerimientos exigidos por nuestros clientes, para esto se deben seguir ciertas gestiones o procesos.

En la elaboración de proyectos se deben tener en cuenta una serie de planes de gestión para el desarrollo y mantenimiento del proyecto, las cuales se alcanzan por medio de una serie de acciones que al ser aplicadas, evaluadas y modificadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto nos garantiza la satisfacción del desarrollo del mismo.

Es por eso que en desarrollo de los proyectos se deben tener énfasis en el plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración  se deben tener en cuenta muchas cosas por ejemplo:

Que todo proyecto siempre debe tener un excelente grupo de trabajo con un líder que hace las veces de gerente el cual es el encargado de guiar y mantener el desarrollo del proyecto de él también depende la armonía y el trabajo mutuo de los integrantes del proyecto todo con el fin de llevar a un feliz término el proyecto.

Cuando se tienen claros los puntos y los objetivos planteados inicialmente se  reducirá el riesgo de que el proyecto fracase. El papel del líder en el proyecto es fundamental para tener éxito, ya que un proyecto se puede definir como  la planeación, un  estricto seguimiento y control por parte del líder del proyecto el cual es el  encargado de verificar las siguientes inquietudes:

Plan de gestión del tiempo:

Uno de los aspectos fundamentales y de suma importancia en un proyecto es definir las fechas y actividades a desarrollar con el proyecto, estas fechas y actividades se deben plasmar en el cronograma de trabajo con el cual se tendrá más control sobre las actividades a desarrollar en el tiempo estipulado, por lo tanto se hace necesario   desglosar el proyecto, es decir distribuirlo en paquetes más pequeños, estructurarlo por niveles, revisarlos y corregirlos antes de ser ejecutados, también se encuentran las herramientas y técnicas que se subdividen en descomposición, plantillas, Planificación gradual, juicio de expertos y componente de planificación esto se genera en el proceso donde se trabajan las Entradas, herramientas técnicas y salidas. Donde se tienen en cuenta los tipos de entradas de la empresa, como son los factores ambientales, la disponibilidad de los sistemas de información de la gestión de proyectos, las aplicaciones para la elaboración de cronogramas, los procesos activos de la organización para la planificación de las actividades de acuerdo a las políticas formales e informales de la empresa.

Se puede decir que la gestión de tiempo está determinada por el proceso de desarrollo de un cronograma de actividades que tiende a ser un proceso iterativo que determina fechas de inicio y finalización de las actividades planeadas para la realización del  proyecto que una vez corregido y estimado las fechas es una herramienta base con respecto a la cual se mide el avance del proyecto.

Plan de gestión de costos:  

                                          

En esta parte se debe trabajar con costos reales o no muy lejos de la realidad es decir este proceso se deben manejar costos claros que tengan relación con los costos que se manejan en el mercado con el fin de que el proyecto que se está implementado sea viable ya que en este análisis de deben verificar o considerar las posibles causas de variación y riesgo que se corre en el proyecto.  Cuando se está trabajando los costos estos se expresan en unidades monetarias con el fin de facilitar la comparación con costos del proyecto o con  otros que se estén gestionando en ese momento. Dentro de esta gestión de costos tenemos los procesos de estimación de costos, elaboración de presupuestos y control de costos.

En el proceso de estimación de costos debemos tener en cuenta las precisiones de costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos, los costos de  la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, en la elaboración de presupuestos se tienen en cuenta los gastos previos, ingresos proyectados, ingresos y gastos reales, en el control de costos se tiene en cuenta las variaciones en los estándares de materia prima, tasa de salario y requerimientos de personal para las operaciones directas, necesidades de supervisión e inspección, combustibles y energía, volumen de producción y precios de venta, desperdicios y mermas, valor de adquisición, valor residual del equipo en cada año de su vida útil restante, impuestos y seguros, y, mantenimiento y reparaciones.

Plan de gestión del alcance:  

Con este plan se busca  garantizar el éxito general del proyecto debido a que en cada proyecto se debe tener un equilibrio entre las herramientas que se van  a utilizar como lo son las fuentes de datos, las metodologías, los procesos y procedimientos, para así por medio de estas determinar que el alcance del proyecto sea acorde con las complejidad e importancia del mismo, dentro del desarrollo de las actividades que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, ello se relaciona  primordialmente con la definición y control de lo que comprende el proyecto, contiene dos ítem que son: Alcance del producto que serían las funciones y características del producto o resultado final, y el alcance de proyecto que es en si el trabajo que debe ser ejecutado para la entrega de un producto o resultado con las características y funciones específicas Para llegar a una completa gestión del alcance se debe pasar por ciertas etapas tales como:  planificación, definición, verificación y control del alcance cada etapa con sus respectivas entradas, herramientas, técnicas y salidas con esto se busaca el éxito  del proyecto.

Plan de gestión de la integración

En la gestión de la integración de proyectos se incluyen todos los procesos que se desarrollaran día a día para de esta manera garantizar el cumplimiento de los requisitos exigidos por el mismo y de esta manera asegurar que están siendo correctamente coordinados, es donde el director del proyecto (proiect Manager) ordena  todas las partes del proyecto sin importar su complejidad, para de esta manera poder responder con la ejecución del proyecto dentro del tiempo, el costo y la calidad acordada.

Dentro de la gestión de integración del  proyecto encontramos unos procesos como lo son el desarrollo del acta constitutiva del proyecto (Project Charter), desarrollo del enunciado del alcance preliminar (Preliminary ScopeStatement), desarrollo del plan de gestión del proyecto (Project Management plan), dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, supervisar y controlar el trabajo del proyecto, control integrado de cambios y cerrar el proyecto.

Este es un Plan con el cual se debe desarrollar e implementar todos los puntos anteriores con el fin de verificar cada punto y coordinar su correcto desempeño y desarrollo a los largo de la elaboración y puesta en marcha del proyecto, en este punto es donde se deben tomar decisiones en cuanto a la toma de los recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos.