DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
1. Indagar, consultar e
investigar sobre el tema de gerencia de proyectos.
1.1. Conceptualización de
Gerencia de Proyectos
Es la disciplina que se encarga de planificar, organizar, administrar
los recursos para que un proyecto sea terminado según condiciones previas como
tiempo y costo. Dentro de la gerencia de proyectos también encontramos que se
controlan otros elementos como dinero, tiempo, personas, materiales, energía,
comunicación.
Las áreas de conocimiento en
la gerencia de proyectos son: Conjunto
de conocimientos técnicos que se usan para el perfecto desempeño de las nueve
áreas.
Integración: Es
el proceso donde se toman las decisiones sobre los objetivos, desarrollo,
ejecución, controles finales del proyecto y sus principales procesos son:
Desarrollo de plan de proyecto
con un documento.
Ejecución de los planos del
proyecto que está compuesto por (alcance, tiempo, dinero, riesgos, calidad).
Control de los posibles
cambios de tiempo, dinero etc.
Gerencia
de Alcance: En
esta fase identificamos los que serán características, funcionalidades y
objetivos específicos. En esta fase transformamos las necesidades,
requerimientos, deseos y expectativas en un documento final. Se establece
la comunicación entre las partes que forman parte del proyecto.
Gerencia de tiempo: Acá se busca organizar el
trabajo en función del tiempo y para eso debemos tener en cuenta lo siguiente:
Definir actividades según el
tiempo.
Secuencia de actividades,
según como se comuniquen entre estas.
Establecer cronograma del
proyecto.
Gerencia de costos:
También conocido como (on-budget), debemos tener en cuenta
tres partes:
Definir todos los recursos
necesarios para el proyecto tales como dinero, personal, materiales etc.
Estimación de los costos según
actividad
El análisis financiero también
abarca estos indicadores:
VPL (valor presente liquido)
en donde la mejor opción es el mayor VPL.
TIR (Tasa interna de retorno),
representa la tasa de atractividad en la inversión del proyecto.
Break –Even Point conocido
como punto de equilibrio que nos dice en cuanto tiempo las inversiones serán
recuperadas
Gerencia de calidad: En esta parte
encontramos dos componentes:
Calidad del producto final a
ser desarrollado.
Calidad del proceso de
desarrollo del proceso.
En la gerencia de calidad
debemos tener en cuenta la planificación, garantía y control.
Gerencia de RH:
Esta área se encarga de la correcta utilización de los recursos humanos que
intervienen en el proyecto, conocidos como Stakeholders y para llevarlo a
ejecución tenemos en cuenta:
Planificación organizacional.
Formación del equipo.
Desarrollo del equipo que es
donde se mezclan las interdisciplinares que trabajan en el proyecto.
Gerencia de comunicación: La
comunicación es muy importante en el desarrollo de un proyecto por eso debemos
tener en cuenta:
Planificación de la
comunicación, donde se establece quien debe saber algo, cuando y en que formato
sobre el proyecto.
Distribución de la
información.
Informe de desempeño, es donde
se van a decir las recomendaciones y también cómo va el proyecto hasta el
momento.
Finalización administrativa,
es donde se busca formalizar por medio de un acta o informe la finalización de
una etapa del proyecto ó una fase del mismo.
Gerencia
de riesgos: Normalmente
se dispone de un 10% de reserva gerencial para alguna eventualidad; debemos
tener en cuenta 6 etapas:
Planeamiento sobre las
actividades.
Identificación de los riesgos
sean positivos ó negativos; donde se debe hacer una descripción detallada.
Análisis cualitativo de los
riesgos donde se les da unas categorías de muy alto, alto, medio, bajo, muy
bajo.
Análisis cuantitativo donde se
busca determinar el impacto que generara el riesgo y con qué probabilidad podrá
surgir.
Planificación de la respuesta
a los riesgos.
Control de los riesgos, es
decir dónde vamos a acompañar lo planeado.
Gerencia
de contratación: Son
los contratos externos que deben ser solicitados para el proyecto y para esto
debemos tener en cuenta seis etapas:
Planificación, donde se evalúa
sí se va a contratar o se va hacer algún servicio o sí se va a comprar algo.
Selección e fuentes, donde se
escogen potenciales proveedores.
Administración de contrato, se
hace un control de lo que se compra o se adquiere.
Finalización de contrato, se
hace una verificación final de lo que se contrató, se compró, se genera un
documento formal sobre lo que se adquirió o compro, se evalúa al proveedor, lo
que se compró para luego liquidar el contrato.
1.2. Ciclo de Vida del Proyecto
El ciclo de vida del proyecto se
inicia con la identificación del problema, necesidad u oportunidad de
desarrollo y/o mejora que requiere una solución Se compone de las siguientes
fases principales: Pre inversión, inversión y operación.
Pre inversión: Corresponde al proceso de
elaboración de los estudios y análisis necesarios para la preparación (o
formulación) y evaluación del proyecto que permite resolver el problema o
atender la necesidad que le da origen. En esta fase es posible definir las
siguientes etapas:
Etapa de idea: Corresponde a una primera aproximación
al problema, necesidad u oportunidad y a su resolución. Comúnmente se
desarrolla a niveles documentales informales, pero es una etapa importantísima
porque da paso e inicia el proceso de desarrollo del proyecto.
Etapa de perfil: Se realiza la preparación y evaluación
de las posibles alternativas de solución, partiendo de información que proviene
principalmente de fuentes de origen secundario.
Etapa de
pre-factibilidad: En
esta etapa se realiza una evaluación más completa y profunda de las
alternativas identificadas en la etapa de perfil y de las posibles soluciones.
Etapa de factibilidad: En esta etapa se perfecciona y precisa
la mejor alternativa identificada en la etapa de pre-factibilidad, sobre la
base de información primaria recolectada especialmente para este fin.
Inversión: Considera todas las acciones
destinadas a materializar la solución formulada y evaluada como conveniente.
Consta de dos etapas: Diseño (de arquitectura,
ingeniería y/o especialidades según corresponda) y presupuesto detallado de las
obras, con requerimientos detallados de equipos y equipamiento.
Ejecución de obras y adquisiciones de equipos y equipamiento.
Operación: En esta fase el proyecto
adquiere su realización objetiva, es decir, que la unidad productiva instalada
inicia la generación del producto, bien o servicio, para el cumplimiento del
objetivo específico orientado a la solución del problema.
1.3. TIC en la Gerencia de
Proyectos
Las empresas
aplican de manera intensiva las TIC con el fin de mejorar la eficiencia de sus
procesos. Según Carnoy (2004), hay tres aspectos en los cuales las TIC han
influenciado el cambio en las empresas:
a)
En la comunicación entre los gerentes y
empleados mediante el uso de herramientas de Internet como el correo
electrónico, lo cual les permite el intercambio de información y la toma de
decisiones de manera rápida.
b)
La flexibilidad para el trabajo, permitiendo
que los trabajadores puedan laborar fuera de sus puestos de trabajo, lo cual
significa que las tareas y el horario de trabajo puedan ajustarse continuamente
a los productos, procesos y mercados cambiantes.
c)
las TIC juegan un rol fundamental en la
formación del recurso humano de las empresas, gracias a Internet se ha desarrollado
la formación en línea o virtual (E´learning), las empresas recurren actualmente
a este medio para impartir cursos a sus trabajadores con el fin de mantenerlas
actualizados.
1.4. Criterios para la
evaluación de proyectos
Cuando una empresa o
negocio realiza una inversión incurre en un desembolso de efectivo con el
propósito de generar en el futuro beneficios económicos que ofrezcan un
rendimiento atractivo para quienes invierten. Evaluar un proyecto de inversión
consiste en determinar, mediante un análisis de costo-beneficio, si genera o no
el rendimiento deseado para entonces tomar la decisión de realizarlo o
rechazarlo.
Valor Presente Neto (VPN)
El VPN toma en cuenta
en forma explícita el valor temporal del dinero, se considera una técnica del
presupuesto de capital compleja. Se calcula restando la inversión inicial de un
proyecto del valor presente de sus entradas de efectivo descontadas a una tasa
equivalente al costo de capital de la empresa (esta tasa se denomina con
frecuencia, tasa de descuento, rendimiento requerido, costo de capital o costo
de oportunidad).
Criterios de decisión
Si el VPN es mayor que
0, aceptar el proyecto.
Si el VNP es menor que
0, rechazar el proyecto.
VAN = 0 No aumentará ni
disminuirá el capital de la empresa, por lo tanto el proyecto es indiferente.
Tasa Interna De Retorno (TIR)
Técnica compleja del
presupuesto de capital usada con mayor frecuencia, es mucho más difícil
calcularla manualmente que el VPN. La TIR es la tasa de descuento que iguala el
VPN de una oportunidad de inversión a 0 dólares (debido a que el valor presente
de las entradas de efectivo es igual a la inversión inicial). Es la tasa de
rendimiento anual compuesta que la empresa ganará si invierte en el proyecto y
recibe la entradas de efectivo esperadas.
Criterios de decisión
Si la TIR es > que
el costo de capital, aceptar el proyecto
Si la TIR es < que
el costo de capital, rechazar el proyecto
TIR = k, cubre
exactamente el costo de capital invertido, por lo tanto el proyecto es
indiferente.
Relación beneficio /costo o índice de rentabilidad
Índice de Rentabilidad
o razón costo- beneficio, de un proyecto es la relación entre valor presente de
los flujos futuros de efectivo y el gasto inicial.
Criterios de aceptación
A medida que el IR sea
de 1.00 0 más, será aceptable la propuesta de inversión.
Período de recuperación
Es el tiempo necesario
para cubrir la inversión inicial y su costo de financiación. Se obtiene sumando
los flujos netos de caja actualizados, solamente hasta el período en que se
supera la inversión inicial.
PR menor que el horizonte económico:
la inversión inicial se recupera antes del plazo total, por lo tanto el
proyecto es aceptable. Mientras menor sea PR, mayor liquidez proporcionará el
proyecto y será más conveniente.
PR mayor que el horizonte económico:
la inversión inicial no se recupera antes del plazo total, por lo tanto el
proyecto no es aceptable.
Si el PR es igual al horizonte económico, se cubre la inversión inicial en el plazo total y el proyecto es
indiferente.
Como ventaja permite
conocer cuando se recupera la inversión, y como desventaja, no considera los
flujos netos de caja posteriores al PR, y no mide la rentabilidad del proyecto.
Rendimiento contable promedio (RCP)
El RCP considera el
promedio de las utilidades de un proyecto después de depreciación e impuestos
dividido por el valor libro promedio de la inversión.
La evaluación de los proyectos de
investigación se lleva a cabo teniendo
en cuenta tres grandes dimensiones:
Evaluación
de Admisibilidad, que
mira si el proyecto presentado reúne las condiciones establecidas en la
convocatoria.
Evaluación
de Pertinencia, que evalúa si el proyecto es coherente con las
Áreas-problema estratégicas definidas por la Universidad.
Evaluación
de Calidad, donde se consideran diversos aspectos
relacionados con el director del proyecto, los integrantes y el proyecto mismo.
Los proyectos también son
evaluados a través del análisis de calidad, factibilidad, pertinencia y
viabilidad técnica y económica de la propuesta y viabilidad financiera del
solicitante.
Evaluación de la factibilidad y calidad tecnológica del proyecto. Esta etapa estará a cargo de
evaluadores idóneos que deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos:
ü Encuadramiento de los proyectos
en relación con los objetivos de la convocatoria a la cual se presenta.
ü Probabilidad de ejecución
exitosa, desde el punto de vista de su consistencia interna, de la adecuada
dotación de recursos y de las condiciones externas a las que su éxito está
supeditado.
ü Innovación , factibilidad y
calidad tecnológica del proyecto dentro del
ü sector TIC.
ü Precisión en la definición de las
etapas y tareas.
ü Racionalidad del cronograma y de
la secuencia entre etapas.
ü Elegibilidad y racionalidad del
presupuesto.
ü Creatividad y originalidad de la
propuesta.
Evaluación de la capacidad técnica dela unidad ejecutora. A los efectos de la evaluación de
la aptitud técnica de la Unidad Ejecutora para la realización del proyecto, se
evaluará:
ü Antecedentes de la Unidad
Ejecutora
ü Composición del personal
involucrado en el proyecto.
ü Equipamiento e infraestructura
que se afectará a la ejecución del proyecto.
Evaluación de la capacidad económica, financiera y
gerencial de la empresa. Se evaluará la capacidad del
solicitante para llevar a cabo el proyecto, desde el punto de vista gerencial y
financiero. La evaluación, en el caso de subsidios, incluye un análisis de la
capacidad de la empresa para aportar la contraparte de acuerdo al cronograma de
requerimientos financieros estipulado en el proyecto. En el caso de los
créditos, se evaluará también la capacidad de repago del préstamo.
Evaluación económica. Se analizará la viabilidad económica del proyecto. Esta evaluación
tomará en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
ü Razonabilidad económica de los resultados
del proyecto y su impacto en la empresa.
ü Capacidad de la empresa para
implementar los resultados del proyecto.
2. Investigar sobre el papel
que debe tener un gerente de proyectos en cada una de las fases de ejecución de
estos.
El Gerente de un proyecto desempeña generalmente
las mismas funciones, independientemente del entorno tecnológico en el que se
desarrolle el proyecto, con el objeto de satisfacer unos requisitos
específicos, de acuerdo con los objetivos de alto nivel del proyecto y teniendo
en cuenta las limitaciones de tiempo, coste y recursos impuestas por el
cliente, el propio proyecto o por la empresa. Según AEIPRO, Asociación Española
de Ingenieros de Proyectos, las funciones que desempeña el responsable de un
proyecto son:
Planificar y programar
el proyecto, que básicamente consistirá en la identificación y
descomposición de los trabajos a realizar en el proyecto, considerando las
dependencias y ligaduras de cada actividad y los recursos necesarios para su
ejecución;
Organizar y supervisar
el proyecto, es decir identificar y atribuir responsabilidades
de ejecución y supervisión de cada una de las tareas que componen el proyecto;
Dirigir el proyecto, mediante la
autorización, la priorización y la coordinación de la ejecución de cada una de
las tareas del proyecto.
Controlar y realizar el
seguimiento del proyecto, con el objeto de comparar el progreso del
desempeño del proyecto con las referencias establecidas en las fases de inicio
y definición, con el objeto de tomar medidas si aparecen desviaciones
significativas.
Además, un Gerente de proyecto debe:
Poseer unas cualidades determinadas con el objeto
de garantizar el desempeño eficaz y eficiente del proyecto. Por regla general,
el Gerente de proyectos:
Conocer el entorno tecnológico en el que se realiza
el proyecto y en particular las tecnologías y los procesos utilizados en el
proyecto.
Conocer la organización en la que se desarrolla el
proyecto.
Estar familiarizado con los principios de dirección
y en particular debe tener competencia en las metodologías y herramientas
propias de la gestión de proyectos, con el objeto de definir, planificar,
programar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar de la forma más eficaz y
eficiente posible los recursos necesarios para la ejecución de los trabajos del
proyecto.
Tener una gran capacidad de negociación, con el
objeto de acordar contratos, resolver conflictos, plantear soluciones con
clientes y otros participantes involucrados.
Tener capacidad de comunicación. El Gerente de Proyectos
debe facilitar y fomentar el intercambio de información entre los integrantes
de la organización del proyecto y debe comunicar de forma adecuada a todos los
participantes involucrados en el proyecto.
Tener liderazgo y capacidad de trabajo en equipo,
con el objeto de obtener resultados de los integrantes de su equipo al mismo
tiempo que crea un equipo compacto con sus colaboradores directos.
Tener capacidad de dirigir y resolver conflictos y
crisis, de tal forma que sea capaz de manejar conflictos de manera creativa,
canalizando los conflictos de modo que los resultados sean positivos y
preferiblemente sinérgicos más que destructivos.
Ser capaz de resolver problemas y eliminar
barreras. La realización de un proyecto implica trabajar en múltiples y
diferentes problemas.
Ser ético y profesional. La asunción de principios
éticos por parte de los responsables de los proyectos y su comportamiento
respetuoso con la deontología profesional, es imprescindible para la
convivencia normal entre las entidades involucradas en el proyecto. Los
responsables de los proyectos deben desarrollar principios básicos como la
legalidad, la profesionalidad, integridad y respeto a las personas.
3. Indagar sobre el uso de
las TIC como herramientas de apoyo para la gerencia de proyectos.
Las herramientas que podemos utilizar como apoyo para la gestión de
proyectos están clasificadas como: Planificación, Generales de gestión, Corporativas,
Intranet, Apoyo y Calidad
Las herramientas generales de gestión de proyectos permiten planificar
temporalmente el proyecto, generar de diagramas temporales, asignar recursos,
hacer cálculo de costes, realizar control del seguimiento del proyecto además
de generar documentación.
Entre las herramientas más usadas se encuentra el Project Managment
además de:
Trello, Redmine, Gantter, Asana y Wedoist, entre otros.
